Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.
Компенсация мобильной связи сотрудникам: з аконодательная база
Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:
- за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
- амортизацию данного имущества.
Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.
Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.
Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.
Обоснованность расходов на сотовую связь
Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.
Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.
Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
Название документа | Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Аренда мобильного телефона у сотрудника
Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:
- заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
- заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.
Детализация счета оператора связи
Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.
Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
- Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
- некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.
Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?
Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:
- НДФЛ;
- взносами на обязательное медицинское страхование;
- взносами на страхование от несчастных случаев.
Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.
По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.
Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.
Лимиты по компенсации на сотовую связь работников
Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.
Отражение расходов в бухгалтерской документации
Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.
Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.
Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.
Соответствует следующая бухгалтерская проводка:
Проводка | Операция |
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 | Учтены расходы на сотовую связь |
| Дебет 73 – Кредит 50 (51) | Расходы на сотовую связь компенсированы работнику |
Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 . При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.
Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.
Вопрос №2 . Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.
Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.
Вопрос №3 . Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?
Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.
Вопрос №4 .Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.
Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.
Вопрос №5
. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.
Вопрос №6.
Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.
Вопрос №7
. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.
Согласно нормам статьи 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. В случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ.
Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов (например, оплата затраченной электроэнергии; помещения, используемого для работы; услуг телефонной связи и Интернета; расходы на ремонт оборудования и др.), связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке и сроки, определенные трудовым договором.
Возмещению подлежат лишь реальные затраты и расходы работника, связанные с износом его имущества, а неполученные доходы или упущенная выгода не компенсируются.
Перечень расходов организации, не учитываемых в целях налогообложения прибыли, приведен в статье 270 НК РФ и является закрытым. Компенсация работникам организации расходов, связанных с выполнением работ на дому, в данном перечне отсутствует.
В частности, нельзя считать компенсацию "безвозмездной передачей имущества" (которая согласно статье 270 НК РФ не учитывается в расходах), так как согласно статье 164 ТК РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством. А безвозмездная передача осуществляется только в рамках безвозмездного договора, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления (п. 1 ст. 39 НК РФ, п. 2 ст. 423 ГК РФ).
Следовательно, компенсацию расходов на оплату телефонной связи и Интернета штатному сотруднику, который работает на дому, можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если эти расходы предусмотрены трудовым договором и (или) коллективным договором, документально подтверждены сотрудником, экономически оправданы и направлены на получение организацией дохода (ст. 310 ТК РФ, п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 и п. 49 ст. 270 НК РФ).
Компенсация расходов на услуги телефонной связи и Интернета внештатным сотрудникам также включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, так как обратное не указано в статье 270 НК РФ. Указанные расходы признаются, если в соответствии с заключенным с физическим лицом договором гражданско-правового характера компенсация расходов возложена на организацию. При этом данные расходы также должны быть документально подтверждены, экономически оправданы и направлены на получение дохода (п. 1 ст.252, подп. 49 п. 1 ст. 64 и п. 9 ст. 270 НК кодекса РФ).
М.Г. Наринов, эксперт по налогообложению
Расходы на Интернет: спорам и проблемам - нет
Учет затрат на корпоративный Интернет, а также возмещение работниками расходов, возникших из-за превышения трафика
Наверное, нет сейчас таких компаний, которые не пользовались бы в своей работе Интернетом. Однако вопросы, как учесть расходы на доступ ко Всемирной паутине, иногда возникают.
Подключение к сети
Если вы только планируете подключиться к сети или сделали это недавно, то прежде всего необходимо определиться, как учесть расходы, связанные с этим. Их можно условно поделить на две группы.
Первая - плата поставщику интернет-услуг (провайдеру) за подключение. Сейчас провайдеры ее берут крайне редко. Но если вам пришлось заплатить, учитывайте ее в налоговых расходах единовременн оп. 1 ст. 272 НК РФ .
Вторая - затраты на создание локальной сети, которая непременно понадобится, если, конечно, у вас не один-единственный компьютер. Это стоимость комплектующих (кабели, серверы, маршрутизаторы, хабы и т. д.) и работ по их подключению и наладке. Если совокупная сумма этих затрат - 40 000 руб. и менее, то учитываются они единовременно как материальные расход ыподп. 3 п. 1 ст. 254 , п. 1 ст. 256 НК РФ . Если более 40 000 руб., то списывать такие расходы безопаснее через амортизаци юп. 1 ст. 256 НК РФ .
В налоговом учете сетевое оборудование локальных вычислительных сетей относится ко 2-й амортизационной группе (код ОКОФ 14 3020000) со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительн оКлассификация, утв. Постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1 . Такой же срок амортизации можно установить и в бухгалтерском учет еп. 1 Постановления Правительства от 01.01.2002 № 1 .
Текущие платежи
То, что текущие платежи за Интернет можно учесть при расчете налога на прибыль, - бесспорн оподп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ . Правда, иногда налоговики требуют для подтверждения экономической обоснованности этих затрат дополнительные документы, например перечень договоров, заключенных посредством Интернета. Однако судьи такое рвение не разделяют, так как эффективность расходов налогоплательщик доказывать не обяза нПостановление ФАС МО от 01.09.2009 № КА-А40/7940-09 .
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Просто так удержать с работника стоимость сверхлимитного интернет-трафика нельзя. Нужно документально подтвердить, что он расходовал выделенный ему лимит трафика, в числе прочего, на посещение «личных» сайтов.
Текущие платежи учитываются в налоговых расходах по выбору налогоплательщик аподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Постановление ФАС МО от 15.02.2012 № А40-44297/11-91-190 :
- <или> на дату расчетов;
- <или> на дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов;
- <или> на последнее число квартала (месяца)п. 2 ст. 285 НК РФ .
Причем чиновники считают, что учитывать затраты на услуги надо на наиболее раннюю из этих датПисьма Минфина от 28.06.2012 № 03-03-06/1/328 , от 04.06.2012 № 03-03-06/1/288 . Поэтому если плата фиксированная, то есть ее сумма заранее известна, то ее нужно включать в расходы текущего периода независимо от того, подписан акт об оказании услуг или нет. Если же плата зависит от объема трафика, то расходы учитываются только после того, как будет определен размер месячной платы. К примеру, после получения от провайдера счета с расшифровкой трафика.
Превышение трафика работниками
Многие компании в целях контроля устанавливают индивидуальный лимит интернет-трафика каждому сотруднику. Чтобы сотрудник его не превысил, существуют программы, прекращающие доступ в Интернет, когда лимит исчерпан. Но если вы такими программами не пользуетесь, можно ли удерживать с работника стоимость сверхлимитного трафика?
Работник несет материальную ответственность за ущерб, причиненный работодател юстатьи 238 , 241 ТК РФ . В данном случае ущерб возможен, если одновременно выполняются два условия:
- за превышение лимита организация должна доплатить провайдеру;
- превышение лимита вызвано расходованием трафика на непроизводственные нужды (если индивидуальный лимит сотрудник исчерпал, решая производственные задачи, то платить за перерасход он не должен).
Поэтому, прежде чем что-то удерживать с сотрудника, нужно удостовериться, что трафик потрачен в личных целях. Для этого сотрудник, отвечающий за работоспособность сети (администратор сети), может составить служебную записку или иной документ о том, какие страницы в Интернете сотрудник посещал, какие файлы скачивал и сколько трафика потрачено на непроизводственные нужды.
Предположим, что факт причинения ущерба доказан, его размер установлен и процедура взыскания из заработка сотрудника соблюдена. Посмотрим, как учесть эти операции для целей налогообложения. Отметим, что ущербом является сумма, подлежащая уплате провайдеру за сверхлимитный трафик, потраченный на непроизводственные цели, включая НДС (конечно, если он предъявлен).
НДС с суммы возмещения
Ваша организация ничего не реализует сотруднику. Следовательно, сумма, которую организация удержала из заработка сотрудника в качестве возмещения ущерба, НДС не облагается. А значит, нет права и принимать НДС к вычету со сверхлимитных расходо вп. 2 ст. 171 НК РФ . Если вы уже это сделали сразу после получения счета-фактуры, то вычет в сумме, приходящейся на сверхлимитный трафик, нужно скорректировать в сторону уменьшения. А если это произойдет по истечении сроков сдачи декларации и уплаты НДС за тот квартал, в котором налог был принят к вычету, то придется не только представить за соответствующий квартал уточненную декларацию, но и доплатить недостающую сумму НДС и пени, чтобы избежать штраф ап. 4 ст. 81 НК РФ .
Налог на прибыль
Удержанную с работника сумму компенсации ущерба нужно учесть во внереализационных дохода хп. 3 ст. 250 , подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ . И эту же сумму (часть абонентской платы) можно учесть в составе внереализационных расходов как другие обоснованные расход ыподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ . Кстати, в аналогичной ситуации при взыскании с работников сумм ущерба за товары, утраченные по их вине, Минфин не возражает против учета стоимости таких товаров в «прибыльных» расхода хПисьмо Минфина от 14.10.2010 № 03-03-06/1/648 .
Как учесть сумму, удержанную с сотрудника в доходах и расходах: с НДС или без него? Есть два варианта. Первый - отразить сумму, полученную от сотрудника, в доходах и такую же сумму (часть абонентской платы) в расходах полностью, с НДС. Второй вариант - учесть и ту и другую сумму без НДС. На размер налога на прибыль не повлияет то, как вы учли доходы и расходы (с НДС или без него). Ведь размер дохода и расхода совпадет.
Пример. Бухгалтерский учет интернет-расходов
/ условие / Сумма месячной абонентской платы за пользование Интернетом (лимитированная часть) по условиям договора с провайдером составляет 5000 руб., в том числе НДС 762,71 руб.
По итогам месяца трафик был превышен, и плата за месяц составила 5900 руб., в том числе НДС 900 руб. Перерасход в сумме 900 руб. (5900 руб. – 900 руб.) возник по вине менеджера Иванова. Сумма ущерба была удержана из его зарплаты.
/ решение / Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете так.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| На дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов | |||
| Отражены расходы в размере ежемесячной платы за предоставление доступа к сети Интернет | 26 «Общехозяйственные расходы» | 5000,00 | |
| Отражен НДС по услугам | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 900,00 | |
| НДС принят к вычету | 19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» | 900,00 | |
| На дату приказа об удержании из зарплаты работника суммы ущерба | |||
| СТОРНО
Сторнирована сумма НДС, относящаяся к стоимости сверхлимитного трафика (900 руб. / 118 х 18) |
68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» | 137,29 |
| НДС со стоимости сверхлимитного трафика отнесен на расчеты с работником (900 руб. / 118 х 18) |
19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» | 137,29 | |
| Сумма сверхлимитных расходов отнесена на расчеты с работником (900 руб. – 137,29 руб.) |
73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» | 91-1 «Прочие доходы» | 762,71 |
| На дату удержания ущерба из зарплаты | |||
| Сумма ущерба удержана из зарплаты работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» | 900,00 |
В налоговом учете сумма возмещенного ущерба (762,71 руб.) включается во внереализационные доходы, а сумма возмещаемой абонентской платы (те же 762,71 руб.) - во внереализационные расходы.
Предприниматели достаточно часто ведут деятельность у себя дома, где и подключен Интернет. Если он необходим для предпринимательской деятельности, например для деловой переписки, то плату за Интернет можно учесть в расхода хПостановление ФАС ЦО от 14.10.2009 № А35-4026/08-С21 .
Вопрос:Сотрудник (юрист) использует личный телефон для служебных переговоров (в том числе с заграницей и находясь заграницей). Так же с этого телефона выходит в интернет (в том числе и в роуминге). При распечатке интернет-трафика получается около 70 листов и больше! Как можно упростить документооборот в этом случае (не распечатывать ежемесячно большое количество листов).Может ли сотрудник в заявлении на возмещение расходов по мобильной связи прописать сумму по служебным посещениям мобильного интернета и обосновать их необходимость?Спасибо.
Чтобы учесть компенсацию сотруднику расходов на оплату услуг Интернета при расчете налога на прибыль, сотрудник должен представить организации документы, подтверждающие факт и размер расходов на Интернет (договор с провайдером, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг и т. п.). Учесть при налогообложении можно компенсацию, выплаченную за использование интернет-ресурсов исключительно для служебной деятельности. Обеспечить раздельный учет затрат позволяют отчеты провайдеров. В этих отчетах должны быть указаны адреса всех сайтов, посещенных в течение отчетного периода, время посещения, объемы потребленной информации, а также установленные тарифы оплаты интернет-ресурсов. Если провайдер не согласен предоставлять подробные отчеты об интернет-ресурсах, налоговая инспекция может признать начисленную ему компенсацию необоснованной. В таком случае для возмещения расходов можно заключить с сотрудником договор аренды телефона и предусмотреть в нем возмещение расходов на Интернет в составе арендной платы, не выделяя их отдельной строкой. В заявлении на возмещение расходов по мобильной связи сотрудник может прописать сумму по служебным посещениям мобильного интернета и обосновать их необходимость. Но при налогообложении важно иметь доказательства того, использование интернета действительно связано с служебными обязанностями.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию затрат на оплату услуг Интернета, выплаченную сотруднику-надомнику
Да, можно.
Организация обязана компенсировать сотруднику-надомнику расходы на оплату услуг Интернета, связанные с исполнением его служебных обязанностей.* Выплата такой компенсации может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.
При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг Интернета учтите в составе прочих расходов по пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Эту норму следует применять только в тех случаях, когда договор на предоставление услуг Интернета заключен непосредственно между провайдером и организацией. Если же такой договор заключен между провайдером и сотрудником-надомником, компенсацию расходов сотрудника можно списать на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Косвенно такую точку зрения подтверждает Минфин России в письме от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 .
Чтобы учесть компенсацию расходов сотрудника-надомника на оплату услуг Интернета при расчете налога на прибыль, она должна быть экономически обоснованна и документально подтверждена * (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации совместно с сотрудником нужно выполнить ряд требований.
Во-первых, в трудовом договоре должны быть условия о выполнении сотрудником работы на дому и о необходимости использования Интернета для выполнения служебных обязанностей. Кроме того, в трудовом договоре следует предусмотреть порядок возмещения расходов, связанных с использованием Интернета. Подробнее об оформлении трудовых договоров и о налоговом учете начисленных компенсаций за использование личного имущества сотрудника см.:
- Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) .
Во-вторых, сотрудник должен представить организации документы, подтверждающие факт и размер расходов на Интернет (договор с провайдером, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг и т. п.).*
В-третьих, сотрудник-надомник должен организовать раздельный учет времени (трафика), в течение которого он использует Интернет для служебных и личных целей.* Об этом, в частности, сказано в письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 . Дело в том, что при расчете налога на прибыль организация сможет учесть компенсацию, выплаченную за использование интернет-ресурсов исключительно для служебной деятельности сотрудника-надомника. Обеспечить раздельный учет затрат можно на основании отчетов провайдеров. В этих отчетах должны быть указаны адреса всех сайтов, посещенных сотрудником-надомником в течение отчетного периода, время посещения, объемы потребленной информации, а также установленные тарифы оплаты интернет-ресурсов.*
Главбух советует: если провайдер не согласен предоставлять подробные отчеты об интернет-ресурсах, использованных сотрудником-надомником, налоговая инспекция может признать начисленную ему компенсацию необоснованной. В таком случае для возмещения расходов сотрудника-надомника следует найти альтернативный вариант. Например, можно заключить с ним договор аренды компьютера и предусмотреть в нем возмещение расходов на Интернет в составе арендной платы, не выделяя их отдельной строкой.*
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
С уважением,
Ирина Киселева, эксперт Системы Главбух.
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем руководителя экспертной поддержки.
Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.
Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:
– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);
– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).
Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи
Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.
Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…
Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.
Документальное оформление использования сотовой связи
В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
НДФЛ.
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.
Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:
документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);
расчеты компенсаций;
документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);
документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.
Страховые взносы.
В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.
Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.
Налог на прибыль
Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.
Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в .
Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:
должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
копией счета оператора связи;
детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.
Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.
Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).
Бухгалтерский учет
Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи
Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:
с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;
с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;
с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.
В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:
1) начислены расходы на оплату услуг связи:
Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
2) оплачены услуги связи:
Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи , при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».
В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:
1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:
Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:
Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:
Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:
Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении . В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).
К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
1) отражен доход:
– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):
Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):
Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
2) удержана сумма из заработной платы работника:
Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания , в бухгалтерском учете делаются записи:
а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):
Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):
Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):
– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:
Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:
Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях
Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:
– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):
Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»
– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):
Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:
а) выдана из кассы учреждения:
– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):
Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»
– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):
Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»
– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):
Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»
б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:
– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)
– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)
– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):
Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»
В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.
1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.
2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.
3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.
5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).