В жизни может случиться всякое, часто судьба подстерегает человека в самый неожиданный момент. Бывает так, что сотрудник однажды не появляется на работе или не выходит с больничного, и лишь потом выясняется, что его отдых будет теперь вечным. Как поступить работодателю, чтобы законно прекратить трудовые отношения? Как распорядиться заработанными умершим сотрудником деньгами? Кому отдать трудовую книжку, и какую запись в ней сделать?
Смерть не зависит ни от чьей воли
Правовые основания увольнения из-за кончины – это п.6.ч.1. ст.83, «прекращение действия трудового договора по причинам, не зависящим от воли его сторон». Смерть или исчезновение сотрудника с последующим признанием его мертвым или без вести пропавшим, естественно, относятся к таким причинам.
Документальным доказательством прискорбного факта будет государственный документ – свидетельство о смерти, выдаваемое родственникам в отделе ЗАГСа. Медицинское свидетельство, выданное врачом, в этом случае не годится: его выдают только для регистрации смерти в ЗАГСе. Ближайшие родичи покойного должны принести работодателю копию этого свидетельства.
К СВЕДЕНИЮ! Если человек длительное время, более полугода, не дает о себе знать ни на работе, ни дома, с согласия родственников работодатель может инициировать установление его гражданского состояния. После обращения в суд и решения, набравшего юридическую силу, пропавший человек признается умершим или пропавшим без вести. Решение суда и станет документальным обоснованием увольнения (п.1. ст.45 Гражданского кодекса).
Документальное сопровождение «вечного» увольнения
Все гражданские процессы в нашей жизни связаны с определенным «бумажным» сопровождением. Любые значимые изменения фиксируются и подтверждаются документально. Поэтому важно во всех случаях соблюдать формальную сторону процесса, не пренебрегая подготовкой соответствующих документов.
Какие бумаги понадобятся для увольнения сотрудника по причине его смерти?
- Обоснование – свидетельство о смерти (или вступившее в законную силу решение суда о статусе исчезнувшего сотрудника).
- Приказ об увольнении скончавшегося сотрудника, изданный по установленной форме № Т-8.
- Личное дело сотрудника с соответствующими отметками.
- Трудовая книжка с правильно оформленной записью.
- Заявление родственников на передачу им причитающихся сотруднику выплат.
Алгоритм для работодателя
Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.
Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.
- Издание приказа () об увольнении по п.6 ч.1. ст.83 ТК РФ. Естественно, почивший сотрудник не сможет поставить подпись в графе «с приказом ознакомлен», а кроме него, никто этого сделать не вправе. Так что в этом случае строка остается пустой.
- Регистрация этого приказа в журнале регистраций распоряжений и приказов, касающихся личного состава.
- Производится запись в личную карточку работника о причине расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК.
- Внесение в трудовую книжку: формулировка та же, что и в личной карточке.
- Бухгалтерия осуществляет вычисление полагающихся выплат и вносит их в расчетный документ Т-61.
- Трудовая книжка отдается родственникам умершего или, с их письменного согласия, высылается им почтой. В об этом должна быть соответствующая пометка. Родственникам необходимо предъявить документ, подтверждающий родство. Если родственники не являются или не выражают письменного согласия на получение трудовой книжки, она должна сохраняться в архиве предприятия не менее 3 лет, а затем уничтожается в соответствии со специальным актом.
- После росписи в ведомости, родственникам выдаются соответствующие денежные выплаты. Это должно произойти не позже недели после письменного обращения-просьбы о начислении выплат. При этом ведомость будет выписана на умершего работника (должна содержать информацию о его тарифной ставке, должности, табельный номер и т.п.), а в графе «Деньги получил» распишется тот, кому они выдаются, то есть родственник.
Как согласовать даты
Заявления об уходе с определенной датой нет и быть не может, как и положенной перед увольнением двухнедельной отработки. Какой датой расторгать трудовой договор? Ведь от этих цифр зависит:
- расчет полагающейся заработной платы;
- вычисление неиспользованных отпускных дней;
- компенсация за дополнительный отпуск, положенный сотрудникам с малолетними детьми;
- перечисление взносов за сотрудника в Пенсионный, страховой и другие фонды;
- многие нюансы, связанные с должностью, например, водительская страховка и т.п.
При автоматическом прекращении трудовых отношений днем увольнения принято считать последний рабочий день сотрудника (ст.84.1 ТК РФ). Но так как о смерти подчиненного руководитель узнает не сразу, тем более на оформление подтверждающих документов нужно время, официальной датой, которая будет фигурировать во всех сопутствующих бумагах, будет считаться та, что обозначена в свидетельстве (или в решении суда).
Поскольку обосновательный документ (свидетельство) попадает на предприятие позже, работодатель вынужден оформлять документы «задним числом». В такой ситуации это не является нарушением.
Документа о смерти нет? Нужно найти
Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?
Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:
- по месту фактического проживания покойного;
- по месту последней прописки;
- ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
- в районе захоронения.
Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.
Что полагается родственникам
По какой бы причине ни был уволен работник, в том числе и из-за кончины, ему полагаются определенные выплаты:
- зарплата за отработанное время, которая еще не была выплачена;
- компенсация за «неотгулянный» отпуск;
- материальная помощь семье умершего – жест доброй воли со стороны работодателя. Эта выплата не является обязательной, но на практике предприятие обычно поддерживает родственников в память о хорошем сотруднике.
Для получения этих денег ближайшие родственники (супруг или супруга, дети, в том числе и приемные, родители, опекуны или усыновители) должны собрать для работодателя следующие документы:
- заявление с просьбой о выдаче выплат;
- документальное удостоверение родства с почившим;
- копию свидетельства о смерти родственника;
- свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
У родственников есть 4 месяца, чтобы получить законные выплаты непосредственно от работодателя (п.2. ст.1183 Гражданского кодекса РФ). Если они не пришли за деньгами с соответствующими документами, выплаты должны быть перечислены на счет душеприказчика – любого государственного нотариуса (ст. 327 ГК РФ). Они войдут в общую денежную массу наследства покойника.
ВНИМАНИЕ! Работодатель не сможет игнорировать эти выплаты, либо сведения о депозитном счете и утаить их: проверке следует предъявить либо роспись родственников в платежной ведомости, либо сведения о депозитном счете государственного юриста.
Если ближайшие родственники обращаются за выплатами независимо друг от друга, например, заявления подали и жена, и мать умершего работника, работодатель не уполномочен решать, кому из них выдать положенные деньги. Родственникам будет предложено договориться между собой, либо обратиться в суд.
Для кадровика небольшой компании увольнение в связи со смертью работника – довольно редкое явление. Иное дело огромные промышленные предприятия, где могут возникать самые разные ситуации. И все же, подобная причина прекращения трудовых отношений не относится к самым распространенным. Рассмотрим, как правильно действовать, если сотрудник умер.
Поводов для прекращения трудового договора не так много. Они все перечислены в ст. 77 ТК РФ. Это список закрытый и может быть дополнен только статьями специальной части самого кодекса или федеральными законами. Но такой причины для увольнения как смерть работника, там нет. Но зато в п. 10 говорится о независящих от воли сторон обстоятельствах, дающих право расторгнуть договор.
Норма отсылает к ст. 83 ТК, где в качестве одного из таких обстоятельств как раз значится смерть работника. Следовательно, увольнение умершего сотрудника будет произведено по п. 6, ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Это же основание подходит и для ситуаций, когда признание человека умершим или отсутствующим без вести происходит через суд, по иску его близких.
Кто и как может подтвердить смерть работника
Если смерть сотрудника произошла не на рабочем месте от несчастного случая или по иной причине, то сообщить об этом обязаны его родственники. Они представляют в отдел кадров свидетельство о смерти или судебное решение об объявлении гражданина умершим. Этот документ и станет основанием для прекращения трудового договора и увольнения работника в связи со смертью. До получения официального документа, даже если она произошла непосредственно в организации, приказ об увольнении не подписывается.
По вполне понятным причинам, сотрудник уже не может написать заявление о своем увольнении. Его отсутствие не будет нарушением закона, так как речь идет об исключительном случае. Основанием увольнения выступает иной документ, поэтому нет необходимости просить родственников написать заявление от имени покойного.
Пошаговый алгоритм увольнения
Помимо отсутствия заявления, процедура увольнения умершего сотрудника имеет и другие особенности. Разберем ее пошагово, чтобы исключить возможные ошибки.
- Снять копию с документа, предоставленного родственниками. В дальнейшем она будет храниться в личном деле сотрудника.
- Издать приказ. Опытные кадровики рекомендуют оформлять прекращение отношений не распоряжением, а именно приказом (форма Т-8). Причиной прекращения отношений в нем указывается официальное свидетельство или судебный акт. Важно, чтобы дата увольнения точно совпадала с днем смерти. Дата выдачи свидетельства может быть и более поздней. Дата издания самого приказа не может быть более поздней, чем дата увольнения, поэтому логично чтобы они совпали. Оформляется приказ, как правило, задним числом, но нарушением это не является.
- Зарегистрировать приказ, присвоить ему номер, согласовать и подписать у руководителя. Ознакомить сотрудника с таким приказом невозможно, поэтому соответствующая графа остается пустой. Предъявлять документ родственникам не требуется.
- Заполнить свою часть справки-расчета для бухгалтерии. В нее вносятся данные о времени отработанном в последнем неоплаченном периоде, имевших место переработках или сверхурочных часах, предоставленном отпуске и неиспользованных на дату увольнения днях отдыха. На основании этих сведений будут произведены начисления расчета.
- Выполнить записи в личной карточке (Т-2) и трудовой книжке. Причина увольнения формируется так же как в Трудовом кодексе со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Запись об увольнении заверяется подписью кадровика или самого руководителя и печатью организации. Штамп кадровой службы не подойдет, требуется именно печать работодателя. Место для подписи сотрудника о знакомстве с записью опять остается пустым.
- Подготовить все документы для передачи их родственникам умершего сотрудника, внести сведения о выдаче трудовой книжки в специальный журнал. Известить заинтересованных лиц о необходимости забрать документы.
Кто имеет право получить трудовую книжку и расчет
Трудовая книжка до сих пор остается главным документом, подтверждающим стаж, дающий основание для начисления пенсии. Родственники умершего работника имеют право получить часть причитающейся ему пенсии, точнее накопительной ее части. Поэтому для них важно забрать трудовую книжку.
Сделать это могут члены семьи умершего: родители, супруг, дети. В исключительных случаях могут получить документы и расчет братья или сестры. Свое родство с покойным сотрудником потребуется подтвердить. Работодателю предъявляются:
- заявление о выдаче трудовой на руки;
- паспорт для подтверждения собственной личности;
- свидетельство о браке или другой документ, отражающий степень родства.
С документов необходимо снять копии и вместе с заявлением хранить их в личном деле сотрудника. Родственник, получивший трудовую книжку, расписывается об этом в специальном журнале. Там же должна быть расшифровка фамилии и другие данные.
Если родственники проживают в другом городе, то трудовая книжка и расчет могут быть им отправлены почтой. Для этого потребуется письменный запрос в качестве основания. О необходимости забрать трудовую книжку сообщает работодатель, письмом на адрес из личного дела сотрудника, если родственники не торопятся ее забрать. С момента отправки такого сообщения, работодатель считается выполнившим обязанность по выдаче документа.
Случается, что на получение трудовой книжки покойного сотрудника претендует сразу несколько родственников. Работодатель отдает ее тому, кто обратился первым и предоставил все требуемые документы. В подтверждение факта передачи остальным родным выдается справка, в которой указаны данные лица, получившего на руки документ.
Увольнение работника в связи со смертью относится по закону к процедуре увольнения по не зависящим от сторон основаниям. В нашей сегодняшней статье мы рассмотрим данный вопрос и разберем нормы права, регулирующие данную процедуру.
Как уволить сотрудника в связи с его смертью
Увольнение сотрудника в связи со смертью происходит в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
Можно выделить следующие основные обязательные этапы проведения данной процедуры.
Дополнительно отметим также следующие важные детали оформления труд. книжки при увольнении:
- согласно предписаниям ст. 84.1 ТК РФ при оформлении записи о расторжении трудовых отношений в труд. книжке надлежит указать не только номер статьи и ее пункт, но и номер соответствующей части этой статьи (например, «прекращение трудового договора в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» и т. п.);
- запись об увольнении по всякой причине в труд. книжке подлежит удостоверению печатью только в тех случаях, когда у работодателя имеется печать (см. приказы Минтруда России от 31.10.2016 № 588н, 589н).
Итак, мы рассмотрели, как уволить умершего сотрудника. Далее более детально расскажем об особенностях некоторых этапов процедуры, связанных с осуществлением причитающихся умершему сотруднику выплат.
Увольнение по смерти сотрудника: выплаты родственникам и иждивенцам
Полагающиеся по ТК РФ сотруднику выплаты могут быть получены после смерти такого работника членами его семьи, а также иждивенцами работника (ст. 141 ТК РФ).
К таким выплатам относятся:
- не полученная к дню смерти заработная плата;
- компенсация за неиспользованный отпуск (см. ст. «Компенсация за неиспользованный отпуск»).
Указанные выплаты не подлежат налогообложению и не требуют уплаты страховых взносов (п. 18 ст. 217, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ).
Для получения указанных выплат надлежащими лицами последним необходимо представить работодателю следующий комплект документов:
- заявление на выплату;
- паспорт заявителя;
- документ, подтверждающий право заявителя на получение выплат, т. е. доказывающий родственную связь с умершим (в данном случае это может быть свидетельство о браке или о рождении и т. п.).
Выплата осуществляется в срок не позднее недели с момента обращения заявителя со всеми необходимыми документами.
Помимо этого, лица, организовавшие и оплатившие похороны работника, могут обратиться к работодателю с заявлением о компенсации им расходов на погребение. Данному вопросу посвящены наши статьи:
- «Заявление на получение расходов на погребение - образец» ;
К вопросу о материальной помощи от работодателя
Нередко увольнение работника в связи со смертью служит также основанием для предоставления семье умершего единовременной финансовой помощи от работодателя, если данное положение предусмотрено его локальной документацией. Такая выплата может быть произведена работодателем и по собственному усмотрению, без дополнительного регулирования на уровне организации.
Единовременная матпомощь работодателя, оказанная членам семьи ушедшего из жизни работника, также не подлежит налогообложению, не требует уплаты страховых взносов (п. 8 ст. 217, подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Вместе с этим неоднозначна позиция правоприменителя в отношении необходимости уплаты налога на доходы физлиц из суммы матпомощи, выплаченной братьям или сестрам ушедшего из жизни работника, т. к. Семейный кодекс РФ прямо не относит их к членам семьи (ст. 2 кодекса). Тем не менее, по мнению Минфина России, если такие брат или сестра вели совместный быт с умершим и проживали вместе с ним, НДФЛ на сумму материальной выплаты в данном случае не начисляется (письмо Минфина России от 14.11.2012 № 03-04-06/4-318).
Таким образом, при увольнении работника в связи со смертью работодателем должна быть соблюдена обычная процедура увольнения, однако не предполагающая получения подписи увольняемого или его представителей в соответствующих документах. Трудовая книжка может быть получена родственниками умершего по заявлению, как и полагающиеся ему выплаты, не полученные до дня смерти.
Выплаты семье умершего работника освобождены от НДФЛ и страховых взносов.
Увольнение или прием на работу – это привычные процедуры для работодателя. Но не каждый специалист отдела кадров сталкивается с прискорбным обстоятельством – увольнением в связи со смертью работника. У многих возникает затруднение в вопросах оформления документов и сроков, которые необходимо соблюсти при составлении приказа и записи в трудовой. Заявление сотрудник написать уже не может. На основании чего тогда проводить оформление?
Основания для увольнения
Обстоятельства смерти человека могут быть различными, но в любом случае этот факт фиксируется медиками, и у родственников появляется свидетельство о смерти. Этот документ является основанием для проведения различных процедур по захоронению человека, а также для увольнения с работы, если на момент смерти гражданин был трудоустроен.
Этот случай регламентирует отдельная статья ТК, которая позволяет расторгать договор по обстоятельствам, не зависящим от желания работодателя или сотрудника: «Увольнение в связи со смертью работника» (). Работодатель никак не нарушает права умершего и не будет иметь последствий за самостоятельное увольнение человека.
Ситуации смерти сотрудника могут отличаться:
- Человек умирает не на рабочем месте и информация об этом не всегда доходит до директора в тот же день. Возникает предположение, что работник просто прогуливает. Но пока не выяснено точное местонахождение человека, руководитель не может начать процедуру увольнения. Основания для этого нет. Свидетельство о смерти может быть передано родственниками значительно позже. Только после этого издается по статье 83.
- Совсем другое дело, когда человек умер на работе или выполняя поручение в командировке. Факт ухода из жизни известен работодателю сразу. Но и в этой ситуации увольнять работника можно лишь после получения копии или оригинала свидетельства о смерти, где будет зафиксирована дата события.
Эти 2 варианта смерти сотрудника имеют разные последствия для работодателя.
1. Смерть сотрудника в нерабочее время .
Если несчастный случай произошел, когда гражданин находился вне работы, то такой факт не имеет никакого отношения к работодателю. Выяснение причин проводится без привлечения руководителя или его представителей. Расторжение договора проходит по правилам, установленным ТК РФ.
2. Смерть на работе.
Такая ситуация может иметь 2 варианта развития:
- Без последствий для работодателя, если нет признаков, указывающих на причастность руководства или других сотрудников к произошедшему.
- С привлечением к ответственности и необходимостью выплаты различных компенсаций, если будет доказано, что смерть наступила из-за несоблюдения мер безопасности, профессионального заболевания или иной причины.
В любом случае, когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.
Когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.
3. Смерть в командировке.
Такой прискорбный момент еще сложнее для работодателя, потому что смерть может наступить во время выполнения поручений руководства или в свободное время. Для начала необходимо выяснить этот факт, чтобы понять, несет ответственность работодатель или нет. Каждый случай изучается индивидуально. Только после выяснения причин и обстоятельств смерти работника директору может быть назначена выплата компенсации родственникам умершего.
Документальное оформление факта смерти сотрудника
Независимо от того, где и как умер человек, имеющий трудовые отношения с конкретным работодателем, организация должна зафиксировать прекращение этих отношений документально. Увольнение производится по всем правилам, но с определенными оговорками.
Основное внимание обращаем на приказ, потому что день увольнения и дата составления приказа не могут совпадать. Работодатель не имеет права издавать приказ до тех пор, пока не будет получено свидетельство о смерти, выданное отделом ЗАГСа. Именно свидетельство, а не справка из больницы. Не путайте.
Обстоятельства могут сложиться таким образом, что родственникам будет не до обращения к работодателю умершего и свидетельство поступит в отдел кадров спустя неделю, месяц после прискорбного случая. Поэтому приказ будет издан в этот день, а прекращение трудового договора оформлено задним числом, т. е. датой смерти.
Есть еще один нюанс: фраза, которая должна быть написана в приказе. При стандартных увольнениях используют именно слово «уволить», а по факту смерти с работником могут быть «прекращены отношения» по обстоятельствам. Уволиться умерший человек не может. Поэтому лучше использовать образец приказа при увольнении умершего, который содержит верную формулировку, чтобы не возникло недоразумения.
При стандартных увольнениях используют именно слово «уволить», а по факту смерти с работником могут быть «прекращены отношения» по обстоятельствам.
Приказ о прекращении договора составляется без заявления, потому что никто, кроме работника, не имеет права его написать. Это полномочие директору предоставляет ТК РФ по статье 83 , которая актуальна и для 2017 года.
Какие выплаты должны быть начислены
Дальнейшая процедура прекращения договора соответствует правилам увольнения сотрудников. Этот порядок не меняется. Поэтому после приказа бухгалтерия должна рассчитать все выплаты, причитающиеся умершему работнику.
Если сотрудник работал и не получал еще зарплату
Бухгалтерия начисляет все средства, положенные бывшему работнику по договору:
- оклад;
- премии;
- надбавки.
Расчет берется до дня смерти. Смотрим в табель и высчитываем выплаты. Как и при процедуре увольнения, гражданину полагается начислить компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь ситуация может быть спорной, если человек умер, находясь в отпуске, или им был использован отпуск авансом. Уже полученные средства удержать не получится, а вот доначислить бухгалтер обязан.
Сотрудник болел перед смертью
Возможны и другие выплаты, если работник болел и дата смерти является датой закрытия бюллетеня. Тогда оплата больничного листа производится в соответствии со всеми правилами (согласно 255 ФЗ).
Спорным является день смерти, и многие кадровики не знают, считать ли этот день или нет. Здесь все зависит от заполнения бланка, но на практике день смерти не включается в расчет, потому что человек уже не получал лечения. Не положена оплата больничного, если гражданин самостоятельно создал условия для смерти.
Этап начисления полагающихся средств достаточно сложный и серьезный. Необходимо подойти к этому ответственно, чтобы родственники умершего не имели повода для обращения в суд. Все выплаты полагаются родственникам, которые имеют на это право (). Если у гражданина нет никого, то окончательный расчет передать некому. Средства остаются у работодателя.
Возможны и другие начисления, которые будут положены семье работника. Это может быть пособие на погребение или компенсация семье работника при установлении факта несчастного случая на работе.
Оформление трудовой книжки
Следующим этапом прекращения договора является оформление трудовой умершего работника. В ней должна быть сделана запись с учетом обстоятельств, вызвавших факт заполнения документа (согласно Правилам оформления трудовых книжек от 16.04.2003 № 225).
Это должна быть запись не об увольнении, а о прекращении действия договора согласно статье 83, т. е. по обстоятельствам, возникшим не по воле работника или директора. Рекомендации по заполнению страницы можно посмотреть в инструкции, принятой Министерством труда (№69, пункт 5.1.)
После внесения записи должна быть выдана трудовая книжка. Этот момент тоже имеет свои нюансы. Владелец документа умер, но правом получения могут воспользоваться родственники. Их необходимо уведомить о дате, когда документы будут готовы, или нужно попросить разрешения выслать трудовую умершего родственника по почте. Тогда адресом для отправления письма должен быть адрес любого из членов семьи или близких покойного.
Владелец документа умер, но правом получения могут воспользоваться родственники. Их необходимо уведомить о дате, когда документы будут готовы.
Бывают в практике кадровиков и другие обстоятельства, когда у работника не было родственников и близких или об их существовании неизвестно. Тогда оформленная трудовая остается на хранении у работодателя. Период хранения исчисляется двумя годами. Если за документами никто не обратится, то трудовая книжка сдается в архивное учреждение.
Какие документы требуются работодателю
Чтобы оформление бумаг было проведено без нарушений, у работодателя должны быть следующие документы:
- Свидетельство о смерти, выданное уполномоченным органом (ЗАГС). Снимаем копию и прикладываем к приказу. Если бланк не предоставлен родственниками, работодатель должен самостоятельно получить его.
- Решение суда или акт, подтверждающий факт несчастного случая, если смерть наступила на работе, в командировке или работодатель виновен в случившемся.
- Документы лица (паспорт), претендующего на получение денежных средств умершего.
- Квитанции или счета о расходах на погребение, если родственники обращаются за выплатой пособия.
- Заявления в произвольной форме от родственников на получение денежных средств, компенсации, пособия и трудовой книжки.
- Больничный лист, если смерть наступила в период болезни работника.
Возможно, что понадобятся и другие документы, если этого будут требовать обстоятельства.
Отчеты бухгалтерии
Процедура прекращения трудового договора с сотрудником по причине его смерти не исключает и других мероприятий, имеющих отношение к отчетности в налоговой, Пенсионном фонде (ПФР), Фонде социального страхования (ФСС).
Если бывшему сотруднику были начислены выплаты, то с них должны быть удержаны определенные взносы (согласно ФЗ № 212, 125). На не полученную при жизни зарплату налагается вычет в налоговую, который составляет 13%. Но такие вычеты не могут быть сделаны с пособия на погребение, которое возмещает работодателю ФСС. (письмо Министерства труда № 17.3/292). При подаче документов по форме 4-ФСС необходимо отобразить эту выплату и уменьшить в дальнейшем сумму страховых взносов.
Также должны быть учтены при подаче данных в ФСС.
В ПФР за умершего сотрудника взносы не начисляются, но в отчетные документы необходимо внести информацию о дате его смерти, что является основанием для нулевых взносов.
После передачи точной информации во все фонды процедура расторжения договора завершена.
Подведем итог
Если в вашей компании умер сотрудник, не стоит паниковать. Процедура здесь довольна стандартная, но требующая внимательности при оформлении документов и последовательности шагов:
- Заявления об увольнении не требуется, его заменяет свидетельство о смерти, выданное ЗАГСом.
- Приказ издается только в день получения свидетельства и может не совпадать с датой смерти работника. Предпринимать какие-либо действия до документального подтверждения обстоятельства не надо.
- Остальная процедура расторжения договора стандартная, исключением является выдача денег и документов не сотруднику, а его родственнику.
- Особо обстоят дела, если сотрудник умер на рабочем месте, в командировке или отпуске. Но и здесь правила прописаны законодательством.
Любая ситуация, возникшая впервые, вызывает сомнения и страх, что оформление может быть неверным. Смерть человека – это неожиданность не только для родных, но и для работодателя. Если следовать правилам, установленным для регулирования трудовых отношений, проблем возникнуть не должно.
Одним из оснований расторжения действующего трудового контракта, по независящим от сторон причинам с работником предприятия, является его смерть. Увольнение в связи со смертью работника, за исключением оснований, мало чем отличается от обычного прекращения договора. В данном случае его основанием является документ, составляемый уполномоченным органом и фиксирующий факт кончины сотрудника.
При оформлении данного расторжения контракта у специалистов кадровой службы возникает очень много вопросов в отношении дат. Это связано с тем что, основание для прекращения договора представляется через определенное время, которое может носить иногда довольно длительный период.
Увольнять без свидетельства о смерти нельзя, так как согласно ТК РФ именно на основе его начинается процедура расторжения контракта. Даже если родные и близкие говорят о наступлении смерти, необходимо данное свидетельство.
Поэтому при увольнении в связи со смертью дата увольнения считается день смерти работника, который указан в предоставленном в кадровую службу документе. Эта дата может быть, в том числе, и выходным или праздничным днем. Сам приказ следует составлять датой получения подтверждающего акта.
Важно! Многие кадровики допускают ошибку, ставят в приказ дату прекращения время предоставления свидетельства, и тогда получается что с неживым работником договор продолжал действовать, что противоречит и закону и действительности.
Существует также процедура признание безвестно отсутствующего человека мертвым. К ним относятся исчезновения работника в условиях, когда его жизни существовала угроза, а также когда сотрудник не появлялся по месту своего жительства более 5 лет.
Решение об этом выносят судебные органы. В этом случае дата увольнения в связи со смертью работника определяется датой вступления в силу такого решения.
Компенсационные выплаты
Процедура оформления расторжения трудового контракта с работником предполагает начисление и выплаты его родным суммы, предусмотренных законодательством. К ним относятся супруг или супруга, родители или дети.
Как правило, суммы зарплаты и компенсаций выдаются совместно проживающим с умершим родственникам. Период, в течение которого следует произвести выплаты, определяется недельным сроком с момента предоставления документов.
Однако, ГК РФ устанавливает четырехмесячный срок, в течение которого родные могут предъявить права на деньги. По его истечении они включаются в наследство. В случае, если это не будет сделано, то можно потребовать с фирмы компенсацию в размере 1/150 ставки рефинансирования за каждый просроченный день.
К таким суммам относится не выплаченная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, пособие по больничному листу (если есть), по решению руководства единовременная помощь. При этом если в результате расчетов окажется, что работник взял отпуск вперед, с компенсационных выплат не надо удерживать суммы необработанных отпускных.
Кроме этого, за счет ФСС через организацию родные умершего сотрудника могут получить социальное пособие на погребение. В 2016 году оно составляет 5277,28 рублей. Некоторые регионы могут увеличивать за счет собственного финансирования его размер.
Документальное оформление сотрудника в случае смерти
Получение официального подтверждения смерти
Для того, чтобы начать процедуру увольнения, сотруднику кадрового отдела необходимо получить на руки подтверждающий документ. Это может быть оригинал или соответствующим образом заверенная его копия. Факт смерти может подтвердить свидетельство о смерти установленного образца, выдаваемое органом ЗАГС. Кроме этого, для этих целей может быть использовано решение суда об установлении факта смерти или признании человека умершим.
Все дело в том, что в случае , основанием для создания различных кадровых документов является . В данном случае он его написать не может, и потому все дальнейшие бумаги оформляются на основании документа о смерти.
Составление приказа
На основании подтверждающего документа кадровый сотрудник должен составить . Для этого используется стандартная форма Т-8 или собственный бланк, содержащий все необходимые реквизиты.
Составление документа Т-8 в целом аналогично простому увольнению, однако есть несколько кардинальный отличий. Сам приказ составляется той датой, когда предприятием был получен подтверждающий документ, а датой расторжений контракта считается дата смерти.
Причиной прекращения действия договора нужно указать 6-й пункт 1-й части 83-й статьи ТК РФ.
Основанием для составления приказа записываются реквизиты документа, удостоверяющего факт смерти - свидетельства или решения суда.
Особенностью составления приказа является тот факт, что в нем не будет заполнена графа с подписью сотрудника, подтверждающего ознакомление.
После подписания документа директором, он в обязательном порядке регистрируется в книге учета приказов на предприятии.
Внесение записи в трудовую книжку
Грубой ошибкой является факт невнесения работодателем соответствующей информации в трудовую. Она должна содержать информацию о прекращении действия контракта по независящим причинам - в связи со смертью сотрудника.
В графе «Подтверждающий документ» указываются реквизиты приказа на увольнение. Причина смерти в записи не упоминается.
Выдача книжки на руки родственникам
В обычной ситуации трудовая выдается сотруднику в день его увольнения. Однако при его смерти, ее можно выдать родственникам. Но здесь есть определенная очередность.
В первую очередь, на получение документа могут претендовать супруга (супруги) и его дети, далее - родители, после этого - прочие родственники в порядке убывания близости родства.
В случае, когда за трудовой пришли несколько человек, необходимо запросить у них подтверждающие документы, определить степень родства каждого и после этого решить - передавать ли кому-то из них бланк или отказать.
В случае, когда родственники не могут получить книжку на руки лично (к примеру, проживают в другом городе, регионе, стране), необходимо связаться с ними по телефону и обговорить процедуру пересылки документа почтой с уведомлением о вручении.
Если книжка получается лично, то нужно попросить составить в произвольном порядке заявление на эту процедуру. Оно составляется на стандартной листе бумаге на имя директора, и в тексте необходимо записать степень родства и причину получения.
При невозможности получить документ лично, можно составить доверенность у нотариуса и передать ее уполномоченному лицу.
В момент получения книжки на руки составляется расписка о том, что документ был получен и родственники претензий к компании не имеют. Она подшивается к личному делу, которое затем передается в архив.
Оформление личной карточки
На основе приказа также «закрывается» личная карточка - его реквизиты указываются в разделе XI «Основание прекращения трудового договора». Графы, в которых должны проставляться личные подписи, оставляют пустыми.
Выдача причитающихся денежных средств
В случае смерти сотрудника, бухгалтерии нужно произвести полный расчет причитающихся ему сумм, как в случае увольнения. Сюда относятся:
- Суммы не выданной оплаты труда;
- Суммы, причитающиеся при увольнении (если это предусмотрено трудовым, коллективным договором и т. д.);
- Больничный (если родственниками был предъявлен листок нетрудоспособности).
Кроме этого, работодатель в добровольном порядке, может выплатить материальную помощь родственникам работника.
При расчете и выдаче бухгалтер оформляет документы по стандартным формам Т-61
, Т-49
или Т-51
.
Важно! Все выплаты, которые выдаются после смерти сотрудника, должны быть обложены налогом НДФЛ, поскольку являются оплатой труда. Аналогично, на них также нужно рассчитать и перечислить социальные взносы.